2.2. O procedimento de ação

De acordo com tudo o que foi afirmado até agora, as partes signatárias aprovam e subscrevem as seguintes ações:

• Prevenção proativa
• Detecção precoce de situações de risco de violência e assédio no trabalho
• Gestão de conflito

Prevenção proativa

Para prevenir e evitar situações de violência e assédio no trabalho, a Empresa disponibilizará.

• Informação e Sensibilização: A Empresa realizará uma campanha explicativa e de sensibilização sobre este protocolo (através dos seguintes mecanismos como intranet, gestores diretos, criação de diagrama/gráfico visual, etc.)
• Treinamento: A empresa se compromete a oferecer o treinamento necessário em prevenção e resolução de conflitos relativos ao assédio a todas as pessoas que fazem parte da comissão.

A política preventiva tem vários objetivos:

• Evitar a degeneração dos casos: por vezes surgem situações incómodas para os trabalhadores que, sem constituir assédio, podem dar origem a comportamentos subsequentes considerados como tal.
• Influenciar o ambiente de trabalho, evitando uma cultura de impunidade ou impotência.
• Informar e aconselhar. São inúmeros os casos em que a potencial vítima apenas quer que a situação pare ou mesmo não sabe o que lhe está a acontecer.

Recomendações a todos os funcionários:

• Se você achar determinado tipo de comportamento humilhante, inapropriado ou constrangedor, esclareça a situação o mais rápido possível com a pessoa que a causou e tente superar qualquer desconforto através do diálogo.
• Reaja imediatamente e estabeleça limites de maneira educada, mas firme.
• Em determinadas circunstâncias, pode ser aconselhável discutir a situação com um superior ou consultar os órgãos envolvidos neste protocolo.
• Nos casos em que existam dúvidas sobre a natureza da situação sofrida, poderá ser aconselhável procurar aconselhamento sobre a possibilidade de iniciar ou não um procedimento formal. Nesses casos, tanto a pessoa que se sentir assediada, como as testemunhas de tais situações ou pessoal de gestão poderão dirigir-se aos órgãos previstos neste protocolo.

Se o comportamento indesejado persistir, comece a registar os incidentes por escrito e encontre testemunhas para confirmar o que aconteceu.

• Se testemunhar bullying, não hesite em descobrir como pode ajudar.

Recomendações adicionais para equipes de gestão de pessoal:

• Responda a qualquer dúvida que possa surgir e ouça sem pré-julgar a pessoa que vem até você.
• Oferecer as primeiras orientações e encaminhar a dúvida ou situação, se for o caso, aos órgãos indicados neste protocolo.
• Aproveite as entrevistas e reuniões de avaliação para fazer a detecção precoce.
• Alguns sinais que devem ser levados muito a sério: faltas repetidas ao trabalho, irritabilidade, nervosismo, fadiga, isolamento ou mau desempenho repentino.
• Cada responsável é obrigado a prestar atenção e processar, se for caso disso, as denúncias que receber relativas a casos de assédio sexual ou de assédio baseado no sexo, no âmbito da sua jurisdição.

Detecção precoce de situações de risco de violência e assédio no trabalho

Para tanto, este Plano de Ação Integral define as condutas, bem como arbitra medidas específicas de prevenção e de canalização de reclamações ou reclamações que, se for o caso, possam ser feitas por quem tenha sido ou considere ter sido sujeito da referida conduta, bem como por quem dela tenha conhecimento.

Para o efeito, foi estabelecido um procedimento de investigação eficaz e ágil, mas ao mesmo tempo completo e no qual são garantidos os procedimentos de investigação necessários. Este procedimento será ativado com a denúncia ativa de um destes comportamentos.

Gestão de conflitos

Fase I: Reclamação Fase II: Investigação

Fase III: Resolução e elaboração do relatório de investigação

Fase III: Resolução e elaboração do relatório de investigação

Fase I: Reclamação

O procedimento será iniciado mediante reclamação escrita através do canal de reclamações implementado na Empresa, indicando que considera ter sido sujeito às situações descritas neste documento ou que tem conhecimento de que outra pessoa foi sujeita a tais situações.

As denúncias poderão ser apresentadas de forma identificada ou anônima, devendo ser mantida a confidencialidade das pessoas envolvidas. Quando anônima, a apuração dependerá da existência de elementos mínimos que permitam diligências internas e verificação da plausibilidade dos fatos narrados.

A referida denúncia poderá incluir a identificação do alegado assediador, do alegado assediado e uma descrição detalhada dos fatos que deram origem à denúncia da forma mais precisa possível, bem como de possíveis testemunhas. No entanto, reclamações anónimas também podem ser processadas.

O Departamento de Gente ou o Departamento de RH Corporativo acusará o recebimento da reclamação e analisará o conteúdo da mesma para decidir se ela será ou não admitida para processamento pelos meios estabelecidos neste procedimento.

Uma vez recebido, no prazo máximo de 2 dias úteis, o procedimento de processamento será ativado.

Toda denúncia será recebida e tratada com seriedade, garantindo-se apuração imparcial e diligente, com preservação da confidencialidade, proteção contrarretaliações e respeito ao contraditório e à ampla defesa, conforme aplicável. Da mesma forma, uma vez recebida a denúncia, o aviso de recebimento da comunicação deverá ser enviado ao informante no prazo de sete dias corridos a partir do recebimento, a menos que isso possa comprometer a confidencialidade da comunicação. A não admissão deverá ser respondida por escrito e devidamente fundamentada.

A admissão ou não da reclamação deverá ser feita no prazo de 5 dias úteis.

Caso o caso seja admitido para tramitação, será formada a Comissão de Inquérito para apurar o processo.

Assim que uma denúncia for aceite para processamento, a Comissão ativará o procedimento de investigação dos fatos.

Neste sentido, será oferecida às partes envolvidas (denunciante e arguido), por escrito, a possibilidade de terem um representante dos trabalhadores ou uma pessoa presente para os auxiliar no procedimento durante o processo.

Fase II: Pesquisa

Esta Comissão pode ser permanente para todos os casos ou estabelecida para cada um deles.

Esta Comissão será composta por um mínimo de quatro pessoas e um máximo de sete, com a seguinte distribuição:

• Uma ou duas pessoas da empresa indicadas pela administração da Companhia.
• Um ou dois trabalhadores nomeados sob proposta do reclamante.
• Um Membro da CIPA se houver representação legal dos trabalhadores.
• Um profissional do SESMT ou da área de Segurança e Saúde no Trabalho.
• Um instrutor independente.

Não poderão intervir pessoas que tenham relação de parentesco e/ou afeto, amizade ou manifesta inimizade, superioridade ou subordinação hierárquica em relação aos denunciantes e denunciados.

A Comissão ou Comitê Investigativo terá por finalidade a investigação, instrução e acompanhamento dos casos de assédio sexual, com base no sexo e outras condutas contrárias à liberdade sexual, pelo que terá acesso a todas as informações e documentação necessárias à sua resolução.

Fica estabelecido que, independentemente das ações judiciais que possam ser propostas a esse respeito perante qualquer instância administrativa ou judicial, o procedimento interno, seja ele informal ou formal, terá início com a denúncia de assédio através de qualquer um dos canais que a empresa dispõe, à escolha da vítima, que, se desejar, tratará apenas com um interlocutor.

A Comissão de Inquérito iniciará um processo informativo, destinado ao apuramento dos fatos e que não durará mais de 3 dias úteis a contar do dia seguinte à recepção da carta.

Esta comissão analisará a plausibilidade e/ou gravidade da denúncia escrita apresentada e, caso entenda que os fatos nela contidos possam constituir assédio em algum grau, convocará o denunciante para uma entrevista privada na qual poderá fazer as alegações que considerar oportunas. O acusado também será processado.

Dependendo da gravidade dos fatos denunciados, a comissão de inquérito estabelecerá a abertura de um ficheiro de informação destinado à investigação e verificação dos fatos denunciados, no prazo máximo de 5 dias úteis. As seguintes diretrizes serão seguidas:

• Reavaliará a necessidade de adotar medidas cautelares, como separar as partes envolvidas durante a investigação.
• Recolherá toda a informação que considerar necessária sobre o ambiente das partes envolvidas.
• Determinará as pessoas que serão entrevistadas, com base principalmente nas propostas da pessoa afetada e da pessoa denunciada.
• Realizará as entrevistas, para as quais:
  • Obterá o consentimento expresso por escrito das pessoas entrevistadas para poder acessar as informações necessárias à instrução do procedimento de pesquisa.
  • Informará às pessoas entrevistadas que as informações a que tiver acesso no decurso da instrução do procedimento e da ata que for lavrada serão tratadas com caráter reservado e confidencial, exceto no caso em que devam ser utilizadas pela empresa em procedimento judicial ou administrativo.
  • Avisar as pessoas entrevistadas que tudo o que for declarado é confidencial, tanto da sua parte como da parte das pessoas que instruem o procedimento, para que sejam informadas de que não devem revelar o conteúdo da entrevista a ninguém.
  • Sempre que o afectado ou o denunciado o solicitar, oferecerá aos entrevistados a possibilidade de, se assim o desejarem, estar presente durante a entrevista o representante legal dos trabalhadores.
• Redigirá atas de todas as reuniões e entrevistas realizadas, garantindo total sigilo e reserva de seu conteúdo. Esta ata, assinada pelos participantes, permanecerá em poder da Comissão de Investigação.
• Determinará os testes que deverão ser realizados, estabelecerá o procedimento para obtê-los e realizará os testes que forem determinados, salvaguardando-os adequadamente. A Comissão de Investigação informará às partes diretamente envolvidas o procedimento a seguir e poderá contar com a colaboração de outras pessoas para a condução do processo. A intervenção formal terá a duração máxima de 30 dias úteis. Contudo, a Comissão Investigativa poderá determinar a prorrogação do prazo em casos ou circunstâncias excepcionais.
• Da mesma forma, a Comissão Investigativa poderá contar com uma entidade externa para realizar o processo de investigação e emitir um relatório de conclusões no qual se baseiam as decisões tomadas pela referida Comissão.

Nesta fase, o objetivo principal é saber em que situação se encontra a pessoa afetada e investigar os acontecimentos notificados. Para tal, o Instrutor poderá realizar entrevistas ou outras ações investigativas com qualquer uma das pessoas envolvidas, testemunhas ou terceiros que considere capazes de fornecer informações úteis, a fim de concluir se se trata de um caso de assédio no trabalho, ou de uma situação de tensão temporária ou de um estilo inadequado de liderança/direção/gestão/relacionamento.

O Instrutor registrará as ações realizadas e os documentos revisados no arquivo de investigação.

Como critério geral, a duração estimada desta fase de investigação será de 20 dias úteis (ou seja, excluídos sábados, domingos e feriados) a partir da apresentação da denúncia, desde que não se verifiquem circunstâncias que exijam a prorrogação da referida duração estimada, prática de procedimentos adicionais de investigação, deslocações necessárias à sua prática, declaração tardia da alegada vítima a seu pedido, coincidência com período de férias ou situações de incapacidade temporária.

Fase III da resolução: elaboração de relatório

Concluída a investigação, a Comissão de Investigação, no prazo de 10 dias úteis, elaborará um relatório final de conclusões que será apresentado à Direcção ou Departamento designado, no qual serão propostas as medidas a adoptar.

O Departamento de Gente proporá as ações cabíveis à Administração da entidade e informará às partes envolvidas as conclusões do relatório, bem como a solução proposta. As conclusões serão transferidas para a representação legal dos trabalhadores quando estes tomarem conhecimento do processo.

Em qualquer caso, o prazo máximo para responder às diligências investigativas não poderá ultrapassar três meses a partir do recebimento da comunicação ou, caso não tenha sido enviado aviso de recebimento ao informante, três meses a partir do término do prazo de sete dias após a realização da comunicação, salvo nos casos de especial complexidade que exijam prorrogação do prazo, caso em que este poderá ser prorrogado até no máximo mais três meses adiciona

O relatório incluirá as seguintes informações:

• Antecedentes do caso.
• Medidas preventivas, se for o caso, adotadas, de forma temporária e no decorrer da investigação.
• Procedimentos de investigação realizados.
• Conclusões e propostas de ações.

Ao longo do processo de investigação será respeitado o direito à privacidade das pessoas envolvidas, bem como o dever de confidencialidade. Por esta razão, a identidade das pessoas entrevistadas será preservada, na medida do possível.

A empresa adotará as medidas corretivas que considerar adequadas, que poderão consistir em:

• Medidas disciplinares para quem pratica o assédio ou para quem apresentou uma denúncia falsa (entende-se como denúncia falsa aquela que carece de justificação e fundamento, ou aquela que foi apresentada de má-fé por parte do denunciante ou com o único propósito de prejudicar a pessoa denunciada).
• Ajuda psicológica ou médica às pessoas afetadas.
• Qualquer outra medida que se considere conveniente e oportuna para reparar os danos causados e garantir que não voltem a ocorrer.
• Arquivo do caso.

Este procedimento será aplicado independentemente das ações judiciais que o denunciante possa ajuizar perante qualquer instância administrativa ou judicial.

A Empresa garantirá que as pessoas que apresentarem uma reclamação ou que prestarem assistência no processo não estarão sujeitas a qualquer retaliação, a menos que a reclamação seja considerada falsa, o que pode implicar a aplicação do código disciplinar em relação ao reclamante.

Concluído o processo, o mesmo será formalizado por escrito, com a assinatura das pessoas envolvidas. Este acordo será dado a conhecer às partes, à empresa e aos representantes dos trabalhadores.