VI. Procedimento interno de ação em caso de denúncia por assédio

Qualquer pessoa que tenha conhecimento de situação que possa constituir assédio e/ou violência por orientação sexual, identidade sexual e/ou expressão de gênero, deverá informar a Comissão de Investigação para que sejam adotadas as medidas cabíveis, incluindo a abertura deste protocolo, se necessário.

Qualquer trabalhador que considere sofrer uma situação de assédio devido à orientação sexual, identidade sexual e/ou expressão de gênero, ou se sinta sujeito a qualquer outro ato que constitua assédio e/ou violência por parte dos seus dirigentes ou colegas, poderá notificar tal circunstância por escrito, utilizando qualquer meio à disposição da pessoa que representa a figura do Instrutor na Comissão de Instrutores.

Adicionalmente, o trabalhador ou qualquer pessoa que tenha conhecimento destes fatos poderá utilizar os canais estabelecidos para o efeito pela Empresa para apresentar a reclamação cabível.

Em seguida, é estabelecido um procedimento interno para atuação da Empresa nas situações em que um trabalhador denuncia a existência de assédio ou fatos que possam ser considerados assédio por orientação sexual, identidade sexual e/ou expressão de gênero.

1.1. Princípios orientadores deste procedimento

Este procedimento caracteriza-se pela sua agilidade e rapidez, bem como pelo seu desenvolvimento num clima de confiança que salvaguarda a privacidade, confidencialidade e dignidade das pessoas afetadas e, ao mesmo tempo, procura proteção suficiente da pessoa alegadamente assediada em termos da sua segurança e saúde.

Para tanto, os princípios norteadores deste procedimento são:

• Agilidade, diligência e rapidez na investigação e resolução das condutas denunciadas, que devem ser realizadas sem demora injustificada, respeitando os prazos determinados para cada fase do processo.
• Respeito e proteção da privacidade e dignidade das pessoas afetadas, oferecendo tratamento justo a todas as partes envolvidas.
• Confidencialidade: as pessoas envolvidas no procedimento têm a obrigação de manter estrita confidencialidade e reserva; não transmitirão ou divulgarão informações sobre o conteúdo das reclamações apresentadas, em processo de investigação, ou resolvidas.
• Proteção suficiente da vítima contra possíveis retaliações, zelando pela sua segurança e saúde, tendo em conta as possíveis consequências físicas e psicológicas que possam surgir desta situação e especialmente considerando as circunstâncias de trabalho que envolvem a pessoa agredida.
• Contradição, a fim de garantir um julgamento justo e um tratamento justo para todas as pessoas afetadas.
• Restituição das vítimas: caso o assédio praticado tenha resultado na modificação das condições de trabalho da vítima, a Empresa deverá restaurá-las às condições anteriores, se solicitado.
• Proibição de retaliação: qualquer ato que constitua retaliação é expressamente proibido e será declarado nulo, incluindo ameaças de retaliação e tentativa de retaliação contra pessoas que apresentem uma comunicação de reclamação através dos meios autorizados para o efeito, compareçam como testemunhas ou auxiliem ou participem numa investigação de assédio.

No momento da ativação deste protocolo, deverá ser proporcionada à vítima proteção suficiente em termos da sua segurança e saúde, tendo em conta as possíveis consequências físicas e psicológicas que possam surgir dessa situação. Neste sentido, especial atenção deve ser dada às circunstâncias de trabalho que envolvem a suposta vítima.

As fases do procedimento do Instrutor serão as seguintes:

• Fase I: Denuncia
• Fase II: Investigação
• Fases III: Resolução e preparação do relatório de investigação

1.2. Fase I: Denúncia

O procedimento será iniciado mediante reclamação escrita através do canal de reclamações implementado na Empresa, indicando que considera ter sido sujeito às situações descritas neste documento ou que tem conhecimento de que outra pessoa foi sujeita a tais situações.

A referida denúncia deverá conter a identificação do suposto assediador, do suposto assediado e uma descrição detalhada dos fatos que deram origem à denúncia da forma mais precisa possível, bem como de possíveis testemunhas.

O Departamento de Gente ou o Departamento de RH Corporativo da ELINSA DO BRASIL acusará o recebimento da reclamação e analisará o conteúdo da mesma para decidir se será ou não admitida para processamento através dos meios estabelecidos neste procedimento.

Uma vez recebido, no prazo máximo de 2 dias úteis, o procedimento de processamento será ativado. Da mesma forma, uma vez recebida a denúncia, o aviso de recebimento da comunicação deverá ser enviado ao informante no prazo de 7 dias corridos após o recebimento, a menos que isso possa comprometer a confidencialidade da comunicação. A não admissão deverá ser respondida por escrito e devidamente fundamentada.

A admissão ou não da reclamação deverá ser feita no prazo de 5 dias úteis. Se o caso for admitido para tramitação, será formada a Comissão de Investigação para investigar o processo.

Assim que uma denúncia for aceita para processamento, a Comissão ativará o procedimento de investigação dos fatos.

Neste sentido, será oferecida às partes envolvidas (denunciante e arguido), por escrito, a possibilidade de terem um representante dos trabalhadores ou uma pessoa presente para auxiliá-los no procedimento durante o processo.

1.3. Fase II: Investigação

Esta Comissão pode ser permanente para todos os casos ou estabelecida para cada um deles.

Esta Comissão será composta por quatro pessoas, com a seguinte distribuição:

• Duas pessoas da Companhia indicadas pela administração da Companhia.
• Dois representantes dos trabalhadores, quando existentes” /“CIPA/Comissão interna ou, caso não existam, dois Comissão de Apuração/Comissão de Investigação.

Não poderão intervir pessoas que tenham relação de parentesco e/ou afeto, amizade ou manifesta inimizade, superioridade ou subordinação hierárquica em relação aos denunciantes e denunciados.

O objetivo da Comissão será a investigação, investigação e acompanhamento de casos de assédio por orientação sexual, identidade sexual e/ou expressão de gênero, pelo que terá acesso a toda a informação e documentação necessária à sua resolução.

Fica estabelecido que, independentemente das ações judiciais que possam ser propostas a esse respeito perante qualquer instância administrativa ou judicial, o procedimento interno, seja ele informal ou formal, iniciar-se-á com a denúncia de assédio através de qualquer um dos canais à disposição da Empresa, à escolha da vítima, que, se assim o desejar, tratará apenas com um interlocutor.

A Comissão de Investigação iniciará um processo informativo, destinado ao apuramento dos factos e que não durará mais de 3 dias úteis a partir do dia seguinte à recepção da carta.

Esta comissão analisará a plausibilidade e/ou gravidade da denúncia escrita apresentada e, caso entenda que os factos nela contidos possam constituir assédio em algum grau, convocará o denunciante para uma entrevista privada na qual poderá fazer as alegações que considerar oportunas. O acusado também será processado.

Dependendo da gravidade dos fatos relatados, a Comissão estabelecerá a abertura de um arquivo de informações destinado a investigar e verificar os fatos relatados, no prazo máximo de 5 dias úteis. As seguintes diretrizes serão seguidas:

• Reavaliará a necessidade de adotar medidas cautelares, como separar as partes envolvidas durante a investigação.
• Recolherá toda a informação que considerar necessária sobre o ambiente das partes envolvidas.
• Determinará as pessoas que serão entrevistadas, com base principalmente nas propostas da pessoa afetada e da pessoa denunciada.
• Realizará as entrevistas, para as quais:
  • Obter o consentimento expresso por escrito das pessoas entrevistadas para poder acessar as informações necessárias à instrução do procedimento de pesquisa.
  • o Informará às pessoas entrevistadas que as informações a que tiver acesso no decurso da instrução do procedimento e da ata que for lavrada serão tratadas com caráter reservado e confidencial, exceto no caso de deverem ser utilizadas pela Empresa em procedimento judicial ou administrativo.
  • Avisar as pessoas entrevistadas que tudo o que for declarado é confidencial, tanto da sua parte como da parte das pessoas que instruem o procedimento, para que sejam informadas de que não devem revelar o conteúdo da entrevista a ninguém
  • Sempre que a pessoa afetada ou a pessoa denunciada tiver exigido, oferecerá às pessoas entrevistadas a possibilidade de se desejarem, está presente a representação legal dos trabalhadores durante a entrevista.
• Escreverá atas de todas as reuniões e entrevistas realizadas, garantindo total confidencialidade e reserva do seu conteúdo. Esses registros, assinados pelos participantes, permanecerão em poder da Comissão Investigativa Escreverá atas de todas as reuniões e entrevistas realizadas, garantindo total confidencialidade e reserva do seu conteúdo. Esses registros, assinados pelos participantes, permanecerão em poder da Comissão Investigativa.
• Determinará os testes que deverão ser realizados, estabelecerá os procedimentos para obtê-lo e realizará os testes determinados protegendo-os adequadamente. O Comitê de Investigação apresentará relatório sobre o procedimento que será seguido pelas partes diretamente envolvidas e poderá contar com a colaboração de outras pessoas para o desenvolvimento das atividades.
• A investigação terá a duração máxima de 30 dias úteis. Não Contudo, a Comissão Investigativa poderá determinar a prorrogação do prazo em casos ou circunstâncias excepcionais.
• Da mesma forma, o Comitê Investigativo poderá contar com uma pessoa externa para a conclusão do processo de instrução e emissão de relatório conclusões em que se baseiam as decisões tomadas pela referida Comissão.

Nesta fase, o objetivo principal é saber em que situação a pessoa se encontra afetados e investigar os eventos relatados. Para esse efeito, a Comissão poderá realizar entrevistas ou outras ações investigativas com qualquer uma das pessoas envolvidas, testemunhas, ou terceiros que sejam considerados capazes de fornecer informações úteis, a fim de concluir se se trata de um caso de assédio no trabalho, ou de uma situação de tensão temporária ou de estilo impróprio de liderança/direção/gerenciamento/relacionamento.

Das ações realizadas e dos documentos revisados, a Comissão registrará dentro do arquivo de investigação. Como critério geral, a duração estimada desta fase de pesquisa será de 20 dias úteis (ou seja, excluídos sábados, domingos e feriados) da apresentação da reclamação, desde que não haja circunstâncias que exijam a prorrogação da referida duração estimada, realizando medidas investigativas adicionais, necessárias realizações de viagens para a sua prática, depoimento tardio da suposta vítima a seu pedido, coincidência com períodos de férias ou situações de incapacidade temporário.

1.4. Fase III da resolução: elaboração de relatório

Concluída a investigação, a Comissão, no prazo de 10 dias úteis, salvo justificação razoável da necessidade de prorrogação do prazo, elaborará um relatório final de conclusões que será apresentado à Direção ou Departamento designado, no qual serão propostas as medidas a adotar.

A Diretoria de Gente proporá as ações cabíveis à Administração da Companhia e informará às partes envolvidas as conclusões do relatório, bem como a solução proposta. As conclusões serão transferidas para a representação legal dos trabalhadores quando estes tiverem conhecimento do processo.

Em qualquer caso, o prazo máximo para responder às ações de investigação não pode ser superior a três meses a contar da recepção da comunicação ou, se não enviou um aviso de recebimento ao informante, três meses após o término do período de sete meses dias após a comunicação, salvo em casos de especial complexidade que exigir uma prorrogação do prazo, caso em que este poderá ser prorrogado até o máximo de mais três meses adicionais.

O relatório incluirá as seguintes informações:

• Antecedentes do caso.
• Medidas preventivas, se for o caso, adotadas, em caráter temporário e no decorrer da investigação.
• Procedimentos de investigação realizados.
• Conclusões e proposta de ações.

Ao longo do processo de investigação será respeitado o direito à privacidade das pessoas envolvidas, bem como o dever de confidencialidade. Por esta razão, a identidade das pessoas entrevistadas será preservada, na medida do possível.

A Empresa adotará as medidas corretivas que considerar adequadas, que poderão consistir em:

• Medidas disciplinares para quem pratica o assédio ou para quem apresentou uma denúncia falsa (entende-se por denúncia falsa aquela que carece de justificação e fundamento, ou aquela que foi apresentada de má-fé por parte do denunciante ou com o único propósito de prejudicar a pessoa denunciada).
• Ajuda psicológica ou médica às pessoas afetadas.
• Qualquer outra medida considerada conveniente e oportuna para reparar os danos causados e garantir que não voltem a ocorrer.
• Arquivo do caso.

Este procedimento será aplicado independentemente das ações judiciais que o denunciante possa ajuizar perante qualquer instância administrativa ou judicial.

A Empresa garantirá que as pessoas que apresentarem uma reclamação ou que prestarem assistência no processo não estarão sujeitas a qualquer retaliação, a menos que a reclamação seja considerada falsa, o que pode implicar a aplicação do código disciplinar em relação ao reclamante.

Concluído o processo, o mesmo será formalizado por escrito, com a assinatura das pessoas envolvidas. Este acordo será dado a conhecer às partes, à Empresa e aos representantes dos trabalhadores, quando existentes” / “CIPA/Comissão interna, se existirem.